Powoli wracamy, lub myślimy o powrotach, do biur. Jednak nie od razu każdy z nas zasiądzie przy swoim biurku. Sporo wydarzeń przeniosło się do sieci, nie wiemy, kiedy ponownie będzie można brać udział w wydarzeniach masowych bez ograniczeń, czy choćby uczestniczyć w branżowych konferencjach. Home office, social distancing, restrykcje związane z epidemią COVID-19 przełożyły się na zmiany w sposobie w jakim działamy i całkiem skutecznie – jak się okazało –komunikujemy.
W czasie izolacji sprawnie i szybko spopularyzowały się rozmowy przez różne aplikacje i komunikatory oraz – zamiast dotychczasowych spotkań – wideokonferencje. Wiele wskazuje, że ten trend pozostanie z nami na dłużej. Sprzyja temu również nieustanne doskonalenie webowych aplikacji, które działają coraz lepiej, przyjaźniej, mają coraz więcej przydatnych funkcji. Wydaje się, że łączenie się z rozproszonymi w przestrzeni członkami zespołu nigdy nie było łatwiejsze. Z drugiej strony, częstotliwość takich spotkań online jest dużo mniejsza niż w przypadku codziennego kontaktu bezpośredniego w biurze, gdy wystarczy wejść do pokoju obok, lub spotkać się przy ekspresie do kawy, by szybko omówić najważniejsze tematy – bez uprzedniego umawiania się i wpisywania do – wirtualnego – kalendarza.
Częściowy powrót do biur, rotacyjny tryb pracy oraz coraz bogatszy kalendarz imprez online, pozwalają wysnuć wniosek, że wideokonferencje nadal będą popularnym narzędziem komunikacji. Warto zadbać, by na tle innych okienek wideopołączenia to nasze wyglądało w pełni profesjonalnie. Nie można również wykluczyć, że łącząc się z domu z tymi, którzy pracują już w biurach, musimy podejść do tematu niejako od nowa. Inaczej jest, gdy wszyscy przebywają w półformalnym otoczeniu, a inaczej, gdy część z nas powróci do sfery kultury biznesowej. Polecamy na tę okoliczność kilka praktycznych wskazówek, jak przygotować się do telekonferencji?
Wideorozmowa – 6 kroków, o których warto pamiętać zanim naciśniesz połącz
- Przygotowanie techniczne
Brak właściwego przygotowania może spowodować, że zaprezentujemy się jako osoby niezorganizowane i nieprofesjonalne. Wcześniejsze testy, próba kamery oraz mikrofonu, a także upewnienie się, że sieć internetowa działa – to absolutne must do!
Zgodnie z prawem Murphy’ego i w myśl zasady „złośliwości rzeczy martwych”, dobrze być przygotowanym się na każdą ewentualność. Upewnijmy się, że mamy dostęp do wideokonferencji zarówno z poziomu laptopa czy tabletu, jak i z telefonu, dzięki czemu nawet w przypadku awarii któregoś urządzenia, będziemy mogli skorzystać z innego, także sprawdzonego wcześniej. Należy przy tym pamiętać, że wersje mobilne czy light bywają uboższe w funkcje, niż wersje desktopowe, warto porównać ich funkcjonalność przed rozpoczęciem rozmowy.
- Oswojenie się z kamerą
Mimo, że kontakt z okiem obiektywu w naszej branży to codzienność, dobrze wcześniej potrenować i tak ustawić kamerę, aby czuć się swobodnie podczas wideokonferencji. Warto pamiętać, że nasz głos i wygląd będzie przetworzony przez urządzenie w laptopie czy też smartfonie. Wcześniejsza próba pozwoli skorygować ewentualne niedoskonałości przed oficjalną transmisją.
Pamiętajmy o podstawowych zasadach:
- siedź blisko kamery, aby cała górna część ciała była widoczna na ekranie, najlepiej na wprost, oko kamery powinno być na wysokości naszych oczu
- korzystaj z funkcji podglądu obrazu w małym okienku na ekranie – przed rozpoczęciem oraz w trakcie połączenia, która pozwoli skorygować ewentualne błędy
- mów wyraźnie, spokojnie, ale z energią. Intonuj i obniżaj głos zgodnie z omawianym tematem, jakby było to spotkanie bez bariery monitora
- przy każdym pytaniu jasno wskazuj, komu je zadajesz, podobnie przy komentarzu wyraźnie informuj pod czyim adresem go wypowiadasz – łatwiej uniknąć zamieszania w sytuacji, gdy rozmówców jest wielu
- patrz do kamery, zachowaj spokój, unikaj wiercenia się, drapania czy zasłaniania twarzy.
- Miejsce
Wybór miejsca do wideorozmowy to jeden z najważniejszych elementów wpływający na nasz odbiór. Odpowiednie światło oraz tło – to co mamy za plecami i w kadrze – to obowiązkowe kryteria do sprawdzenia zanim zaczniemy połączenie. Nie bez powodu jednym z najczęściej wybieranych przez ekspertów motywów jest regał czy ściana pełna książek. Wybierając miejsce telekonferencji możemy dostosować je do rozmówcy – połączenie z kolegami z pracy może odbyć się w nieco luźniejszej konwencji niż np. rozmowa z potencjalnym klientem.
Wiele z aplikacji do wideorozmów oferuje możliwość rozmycia tła lub podłożenia obrazu. To dobra opcja, aby ukryć to co znajduje się za nami, a przede wszystkim, by nasi rozmówcy mogli koncentrować uwagę na nas samych. Jeśli bierzemy udział w wydarzeniu typu konferencja czy kongres, warto zadbać o profesjonalne tło nawiązujące do CI naszej firmy. W biurze oczywiście będzie to łatwiejsze – wystarczy ustawić się na tle ścianki prezentacyjnej bądź rollupu. W domu to nieco większe wyzwanie, ale można sobie z nim poradzić np. ustawiając w tle monitor naszego komputera (a rozmawiać przez smartfona) lub ekran telewizora i wyświetlić np. logotyp naszej firmy. To dobre rozwiązanie także wtedy, gdy organizator konferencji nie zapewnia paska z podpisem przy każdym z występujących – zyskujemy wtedy dobrą ekspozycję naszej marki.
- Co nosić kiedy pracujesz z domu?
To pewnie kwestia czasu, gdy dostawcy usług wideokonferencji wprowadzą dodatkowe udogodnienia, np. implementując narzędzia z gotowymi zestawami ubrań do pracy. Taka wirtualna szafa pozwoliłaby jednym kliknięciem wybrać strój stosowny do okazji i rozmówcy. Ale tymczasem… jesteśmy zdani na siebie. Mimo pozostawania we własnych czterech kątach, ubierajmy się, jakbyśmy mieli być w miejscu pracy. Przystępując do wideorozmowy z klientem czy przełożonym, powinniśmy wybrać strój podobny, do tego który założylibyśmy udając się do biura lub na spotkanie biznesowe. W rozmowie z kolegą z pokoju możemy sobie pozwolić na mniej formalny dress code i wizerunek.
- Brak rozpraszaczy
Jeśli podczas pracy w domu słuchamy głośno muzyki, nie zapomnijmy jej przyciszyć na czas połączenia. Warto rozważyć również wyciszenie dzwonków w telefonie i powiadomień na komputerze. Jeśli nie jesteśmy w domu sami, sięgnijmy po słuchawki – dla większego komfortu naszego rozmówcy i domowników. Warto zwrócić uwagę na odgłosy w Twoim domu i w razie potrzeby korzystać z opcji wyciszenia mikrofonu – włączaj go, gdy chcesz coś powiedzieć.
- Bezpieczeństwo
Szyfrowanie, zamknięcie systemu w obrębie własnej infrastruktury, zadbanie o odpowiednio wyciszoną salę, w której przeprowadza się wideorozmowę, a czasem, pracując z domu – zamknięcie okna lub balkonu – warto zadbać o bezpieczeństwo i poufność naszych konferencji online. Często przecież dzielimy się informacjami, które nie chcielibyśmy, aby dostały się do niepowołanych uszu. Jednocześnie pamiętajmy, by przed planowaną rozmową, szczególnie gdy wiadomo, że będzie czasochłonna, wywietrzyć pomieszczenie i w miarę możliwości zadbać o komfortową temperaturę.
Pomimo, że korzystanie z wideokomunikatorów oraz widekonferencji wydaje się być proste, wręcz intuicyjne, okazuje się, że bywa także przy okazji źródłem wielu zabawnych sytuacji.
Przy takiej skali sięgania po rozwiązania online pewnie nie sposób różnych wpadek uniknąć. Można jednak starać się je minimalizować poprzez dobre przygotowanie.
Zatem – do zobaczenia!
Aneta Miler, account executive
