Stałość zasad w zmiennym świecie

Będąc niewysokim człowiekiem, stanąć na czele zastępu… krasnali, być ich głosem, przedstawicielem, rzecznikiem – to zadanie od którego zaczęła się moja przygoda z public relations. Przygoda, która porywa mnie każdego dnia, od ponad 10 lat. I choć dekada w komunikacji zdawać się może zupełnie inną rzeczywistością, lub może nawet dla niektórych – odległą bajką, to podstawowe zasady pracy rzecznika prasowego, pozostają niezmienne.

Czego nauczyłam się w Imago PR rzecznikując, najpierw krasnalom z kampanii społecznej realizowanej dla sieci Fashion House Outlet Centre, i od 2007 roku do chwili obecnej, Europejskiemu Kongresowi Gospodarczemu, największej imprezie biznesowej Europy Centralnej?

1. Szacunek i czas dla każdego dziennikarza. Nawet, jeśli w jednym miejscu, zgromadzi się ponad pół tysiąca przedstawicieli mediów, jak w przypadku Europejskiego Kongresu Gospodarczego, rzecznik zawsze musi znaleźć czas dla każdego, kto potrzebuje informacji, pomocy, kontaktu.
2. Dostępność 24h/24h. Oczywiście nie zawsze, oczywiście nie przez 365 dni w roku. Ale gdy kampania dla klienta przybiera decydującą fazę, gdy mierzymy się choćby z zagrożeniem kryzysu, lub gdy dziennikarz pracuje w innej strefie czasowej – dobry rzecznik jest dyspozycyjny wobec wszelkich potrzeb.
3. Działania i treści dopasowane do grup docelowych. Inaczej komunikujemy się z mediami newsowymi, inaczej z branżowymi, inaczej z tzw. tradycyjnymi, a jeszcze inaczej z „nowymi”. Tylko taka dywersyfikacja środków pozwoli na skuteczną i kompleksową komunikację.
4. Szybkość reakcji. Dziennikarz zazwyczaj pracuje pod dużą presją czasu. Jak musi działać rzecznik? Pytanie – odpowiedź. Prośba – pomoc. Nawet jeśli trzeba „stanąć na głowie” lub… sięgnąć po hulajnogę, by sprawniej rzecznikować na wydarzeniach, które odbywają się rozległych przestrzeniach Międzynarodowego Centrum Kongresowego i Spodka ;).
5. Prostota przekazu i formy. Czytelne komunikaty, pozbawione hermetycznego, branżowego słownictwa, zrozumiałe dla każdego, stanowią o sile skutecznej komunikacji. Rzecznictwo to także sztuka wyboru – kiedy i jak przekazać wybrane informacje.
6. Rzetelność. Podajemy tylko prawdziwe, sprawdzone fakty. Nawet jeśli to oznacza, że wizyty najważniejszych gości specjalnych zostaną potwierdzone tuż przed rozpoczęciem wydarzenia, nie wprowadzamy w błąd naszych odbiorców.
7. Elastyczność. Nagranie przed oficjalną konferencją, wywiad z trudno dostępnym gościem, umówienie rozmowy w nietypowym czasie – każdy z nas ma wiele obowiązków. Dobry rzecznik rozumie, nawet te nietypowe, prośby dziennikarzy. Wszak każdemu z nas zależy na dobrze wykonanej pracy i efekcie w postaci dobrego materiału.
8. Zespół. Naprawdę rzadko się zdarza, by rzecznik był jednoosobową instytucją. Zdecydowanie częściej na status dobrego rzecznika pracuje cały zespół ludzi, biuro prasowe, sztab wspierający – bez względu na nazwę, współpraca profesjonalistów gwarantuje dobre rzecznictwo.
9. Pokora. Modeli rzecznictwa jest wiele. Podobnie typów osobowości. Mnie najbliższy jest ten, w którym wartością jest pokora wobec klienta, marki, produktu. Rzecznika bardzo często nie widać, choć jest mocno w projekt zaangażowany.
10. Zaufanie klienta. Czasem dawane awansem, czasem wypracowywane przez lata. Bez niego trudno być dobrym rzecznikiem. Moim Klientom za zaufanie – bardzo dziękuję!

Marta Stach